Política de tratamiento de datos personales — Mynerva Pro

versión: 0.5
fecha:   2026-10-09
marco:   Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 (DUR 1074 de 2015, Título 2.2.2.25),
         Ley 2300 de 2023, Circular Única de la SIC (Título V)

1. Quién es el responsable

Live Inc. (nombre comercial LIVE Teams), sociedad constituida en Canadá (no tiene NIT en Colombia), con domicilio y dirección postal en 901-62 Roehampton Ave, St. Catharines, Ontario L2M 7P9, Canadá. Correo: soporte@mynervapro.com · Teléfono: +1 (365) 362-5912 · Sitio: mynervapro.com. Mynerva Pro ("Mynerva") es un producto de Live Inc.

Aunque Live Inc. es una empresa canadiense, trata los datos de personas en Colombia conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos, y se somete a la vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Quién atiende tus solicitudes: el Equipo de soporte de Mynerva, en soporte@mynervapro.com.

2. Los dos papeles de Mynerva

Frente a los datos del encargo, la firma es la responsable: debe tener la autorización de sus titulares, y Mynerva los trata solo para prestarle el servicio, según el Anexo de encargo del tratamiento que la firma acepta con los términos (publicado en mynervapro.com/legal/terminos).

3. Qué datos tratamos como responsable

• Contacto y registro: nombre, correo de trabajo, WhatsApp (opcional), plan y ciclo elegidos, origen de la visita (UTM) y paso alcanzado en la compra.
• Cuenta y uso: usuarios de la firma (nombre, correo, rol, foto opcional), forma de inicio de sesión (correo y contraseña, o cuenta de Microsoft si se usa) y preferencias.
• Pago: identificadores de cliente y de suscripción en Stripe, estado e historial de pagos, y la marca, los últimos cuatro dígitos y el vencimiento de la tarjeta (para avisarte antes de que venza). El número completo y el código de seguridad los recibe Stripe; nosotros no.
• Nube conectada: correo de la cuenta de Google o Microsoft, permisos otorgados (con OneDrive, si la firma amplió el acceso a todo su OneDrive y a SharePoint), carpeta, las carpetas que la firma escogió para cada empresa y estado de la conexión.

• Seguridad:

  • registro de actividad: una huella cifrada de la red (nunca la IP completa), el sistema operativo y el navegador, por 90 días;
  • dirección IP y navegador al aceptar documentos y casillas.
• Soporte y mejora del producto: mensajes y capturas de pantalla que nos envías, sugerencias, votos, calificaciones, preguntas al centro de ayuda y, si cancelas, el motivo que nos das.
• Asistente de uso de la Ayuda: las preguntas que le haces, las respuestas que te mostró, el tipo de respuesta, los artículos y las consultas que usó para responder y tu calificación (👍/👎), asociados a tu usuario (con un identificador interno, no tu correo) y a tu firma, por 90 días (sección 6, «El asistente de uso de la Ayuda»).
• Autorizaciones: qué aceptaste, el texto exacto que viste y cuándo (sección 7).

Solo son obligatorios tu nombre y tu correo; lo marcado como opcional lo das si quieres.

4. Qué datos tratamos por cuenta de las firmas

La plataforma guarda, por cuenta de cada firma y solo si la firma los carga:

• datos de las empresas administradas y de sus representantes legales, gerentes y socios (nombre, identificación, contacto), incluidos los que trae el RUT que sube la firma (razón social, NIT, dirección, correo, teléfono, actividades económicas, responsabilidades y nombre y documento del representante legal). El RUT se lee en el navegador de la firma, sin enviarlo a otros servicios, y su copia queda en la nube de la firma;
• usuarios del portal del gerente: nombre, correo, solicitudes, reuniones, archivos que suben y un registro de qué documentos abrieron, descargaron o subieron y cuándo, y de qué borró la firma de la carpeta compartida (24 meses). Los archivos que la firma le entrega al gerente por el portal (respuestas a sus solicitudes y documentos que le envía) quedan en la nube de la firma, en la carpeta del cliente;
• personas que firman actas de visita desde el portal del gerente: nombre, cargo, la imagen de su firma manuscrita, qué usuario del portal firmó y cuándo;
• firmantes de documentos electrónicos (plan Pro): nombre, correo, identificación, imagen de la firma y de las iniciales, y fecha, hora, dirección IP y navegador como prueba de la firma;
• empleados de las empresas cliente, si la firma usa el Liquidador o la Nómina por empresa: identificación, contacto, seguridad social, datos salariales y de nómina, y fechas y tipo de ausencias, nunca diagnósticos ni otros datos médicos;
• huéspedes y acompañantes de estancias cortas: nombre, documento, nacionalidad y teléfono;
• información tributaria de personas naturales, incluidos montos de salud y dependientes de la declaración de renta;
• facturas electrónicas (archivo XML) con los datos del emisor y del comprador.

Si el administrador de la firma lo activa, el asistente de uso de la Ayuda puede leer algunos de estos datos para responder una pregunta, nunca los de nómina (sección 6, «El asistente de uso de la Ayuda»).

5. Datos sensibles y de menores

Datos sensibles. Como responsable, Mynerva no pide datos sensibles. Como encargado, la plataforma puede contener datos que la firma decide cargar y que podrían serlo, por ejemplo los montos de salud de una declaración de renta. También guarda la imagen de la firma manuscrita de quien firma un acta o un documento: no es un dato biométrico, porque no se analizan rasgos del trazo, pero la protegemos con el mismo cuidado. Dar datos sensibles es siempre facultativo y ningún servicio depende de ello. Si notamos datos sensibles que no parecen necesarios, se lo informamos a la firma responsable para que decida.

Menores de edad. Mynerva no está dirigida a menores y no recoge sus datos como responsable. Si una firma registra acompañantes menores de un huésped, lo hace como responsable, con la autorización de su representante legal y solo con los datos que la norma exige. Mynerva los trata por cuenta de la firma y con las mismas medidas de seguridad.

6. Para qué usamos tus datos

Las finalidades 11 y 12 son opcionales y se autorizan aparte, cada una en su propia casilla, sin marcar y distinta de la que acepta los términos y esta política. La compra no depende de marcarlas (Ley 2300 de 2023, art. 5 par. 2) y aceptar los términos no equivale a autorizarlas. En el paso 3 de la compra hay un atajo "Aceptar todo" que marca las casillas a la vista, incluida la de ofertas; esa casilla se puede desmarcar antes de pagar, y se registra si se marcó con el atajo o una por una. Cada correo de ofertas trae el enlace "Dejar de recibir estos correos": la baja es inmediata y no afecta tu suscripción ni las demás finalidades.

Cómo te escribimos. Los recordatorios de compra salen solo si marcaste su casilla en el paso 2. Guardar tus datos para seguir con la compra no depende de esa casilla. Los mensajes de ofertas, de recordatorio de compra y de cobro (por ejemplo, un pago fallido) solo se envían de lunes a viernes de 7:00 a 19:00 y los sábados de 8:00 a 15:00 (hora de Colombia), nunca domingos ni festivos, y como máximo uno al día por persona. Puedes pedir que no te escribamos más desde cualquiera de esos mensajes. Los avisos del servicio (confirmaciones, vencimientos, seguridad) no son publicitarios y los seguirás recibiendo mientras tengas la cuenta.

El asistente de uso de la Ayuda. En el panel de Ayuda de la plataforma (app.mynervapro.com), los usuarios de la firma pueden hacerle preguntas a un asistente que usa el modelo Claude de Anthropic, PBC (Estados Unidos). Así funciona:

• Solo explica cómo usar Mynerva. Nunca da asesoría tributaria, contable, legal ni financiera: si una respuesta va en esa dirección, la plataforma la reemplaza por un texto fijo, y cada respuesta lo recuerda. Puede equivocarse; si no te sirve, te ofrece abrir un caso de soporte con una persona.
• Qué recibe Anthropic: tu pregunta (antes de enviarla ocultamos los correos y los números largos, como un NIT, una cédula o un teléfono), los últimos mensajes de esa conversación, los artículos de la Ayuda y el plan de tu firma. No recibe tu nombre, tu correo ni tu identificador de usuario. Si escribes en la pregunta otros datos tuyos o de tus clientes, esos sí le llegan: no hace falta escribirlos para preguntar cómo usar Mynerva.
• Consulta de datos de la firma (opcional). Solo si el administrador de la firma activa «Permitir que el asistente consulte los datos de la firma» (viene apagado), el asistente puede leer, con los mismos permisos de quien pregunta (su rol, el plan y las empresas que tiene asignadas), únicamente: vencimientos (empresa, obligación, período, fecha, estado y responsable), tareas, el estado de las solicitudes del portal y de las actas, el estado del cierre de facturas del mes (cantidades y estado de la conciliación), la búsqueda de empresas por nombre o NIT y las novedades públicas de la DIAN. Nunca lee la nómina (salarios, cédulas, incapacidades), el contenido de los documentos, los datos de contacto de los gerentes ni credenciales. Solo lee: no cambia ni envía nada. Lo que lee se envía a Anthropic solo para formular esa respuesta. Estos datos son de los clientes de la firma: Mynerva los trata como encargado, por instrucción de la firma (sección 2 y Anexo de encargo).
• Qué hace Anthropic con los datos: según sus términos comerciales, no los usa para entrenar sus modelos; conserva las entradas y salidas por un tiempo limitado, para seguridad y para prevenir abusos, según el acuerdo de tratamiento de datos de Anthropic (por confirmar el plazo exacto).
• Qué guardamos nosotros: cada pregunta, la respuesta que se mostró, el tipo de respuesta (de uso, asesoría rechazada o sin respuesta), los artículos y las consultas que usó (su nombre y los criterios de búsqueda, sin lo que devolvieron), el consumo y tu calificación, con tu identificador interno y el de tu firma, en nuestra base de datos en Google Cloud. Los revisa nuestro equipo para controlar la calidad, prevenir abusos y mejorar la Ayuda (ver «Cómo mejoramos el asistente»), y se borran a los 90 días. De ahí en adelante solo queda el uso total por día, sin datos personales.
• El asistente tiene topes diarios de uso y lo podemos apagar en cualquier momento. Usarlo es voluntario: puedes escribirnos a soporte@mynervapro.com en su lugar.

Cómo mejoramos el asistente. Nuestro equipo revisa las preguntas que el asistente no supo responder, las que calificaste con 👎, las que terminaron en un caso de soporte y las que tuviste que reformular, para escribir o corregir los artículos de la Ayuda. Para agrupar esas preguntas por tema y preparar borradores de artículos puede usar Anthropic, con el mínimo de datos:

• se usa el texto de las preguntas (con los correos y los números largos ya ocultos), no tu nombre, tu correo ni tu identificador, ni el nombre de tu firma, ni lo que el asistente haya leído de los datos de tu firma;
• cada borrador lo revisa y lo publica una persona de nuestro equipo, y los artículos no llevan datos de ninguna persona ni de ninguna firma;
• las preguntas siguen el plazo de 90 días; los artículos y los temas agrupados, que no tienen datos personales, se conservan mientras sirvan.

El copiloto interno de nuestro equipo. En nuestro panel interno (el Dev Hub), las personas de nuestro equipo que tienen ese permiso usan un copiloto que analiza el negocio con el modelo Claude de Anthropic, PBC (Estados Unidos), por API, con una llave distinta a la del asistente de la Ayuda. Así funciona:

• Qué datos usa: de cada firma cliente, su nombre, su plan, sus pagos y su estado, el motivo de cancelación si canceló, cifras agregadas de uso de la plataforma, los casos de soporte (el texto que escribieron la firma y sus usuarios), sus sugerencias y, en el uso de la inteligencia artificial, el nombre y el rol de los usuarios. Lo que lee se envía a Anthropic para formular cada respuesta. No envía correos ni teléfonos.
• No consulta los datos que la firma carga sobre sus clientes (empresas, nómina, documentos, firmas); solo llega a Anthropic lo que la firma o sus usuarios hayan escrito en un caso de soporte o en una sugerencia.
• No ejecuta nada: no envía correos, no cobra, no cambia ni borra. Sus respuestas son apoyo para nuestro equipo, no decisiones: una persona decide y actúa.
• Lo que guardamos: las conversaciones de cada persona del equipo con el copiloto, en nuestra base de datos del Dev Hub (Firestore, Google Cloud), por 12 meses (propuesto); quien la abrió puede borrarla antes. También un «contexto del negocio» que escribe nuestro equipo (precios, prioridades, decisiones), que no debe llevar datos personales.
• Anthropic no usa estos datos para entrenar sus modelos (según sus términos comerciales) y los conserva por un tiempo limitado para seguridad y prevención de abuso, según su acuerdo de tratamiento de datos (por confirmar el plazo exacto).

7. Con qué fundamento y cómo lo probamos

El tratamiento se basa en tu autorización previa, expresa e informada (art. 9 de la Ley 1581 de 2012), salvo cuando la ley no la exige: ejecución del contrato que pediste, cumplimiento de un deber legal o requerimiento de autoridad.

Las preguntas al asistente de uso se tratan para darte el soporte del servicio que contrataste y, con el mínimo de datos, para mejorar la Ayuda (finalidad 10). El análisis interno del negocio (finalidad 13) se hace con los datos de la firma como cliente nuestro, que tratamos como responsables. Los datos de la firma que el asistente consulta, si su administrador lo activa, los tratamos como encargado, por instrucción de la firma, que es la responsable (Anexo de encargo).

Las casillas nunca vienen marcadas. De cada aceptación guardamos: qué se aceptó, el texto exacto de la casilla que viste (con su versión y su huella SHA-256), la versión y la huella SHA-256 de los términos y de esta política tal como estaban publicados en ese momento, la fecha y hora, la dirección IP y el navegador. Si retiras una autorización, queda un registro nuevo con la fecha del retiro.

8. Tus derechos

Como titular puedes:

• conocer, actualizar y rectificar tus datos;
• pedir prueba de la autorización que diste;
• saber cómo se han usado tus datos;
• revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos cuando no haya un deber legal o contractual de conservarlos;
• acceder gratis a tus datos;
• presentar quejas ante la SIC, después de agotar el trámite ante nosotros;
• si administras una firma, llevarte una copia de sus datos: la descargas en un ZIP desde Suscripción mientras el plan esté activo, o la pides a soporte@mynervapro.com con la firma cerrada y te llega un enlace que vale 7 días.

Estos derechos cubren también tus preguntas al asistente de uso mientras las guardemos (90 días) y lo que sobre ti aparezca en las conversaciones del copiloto interno de nuestro equipo.

9. Cómo ejercerlos

Envía tu solicitud a soporte@mynervapro.com con tu nombre, un medio de respuesta y lo que pides. Si actúas por otra persona, adjunta el poder o la prueba de tu calidad. Para confirmar tu identidad te pedimos lo mínimo: normalmente basta con que escribas desde el correo que tenemos registrado.

• Consultas (conocer tus datos, pedir prueba de la autorización, saber cómo se usaron): respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más.

• Reclamos (corregir, actualizar, suprimir, revocar o denunciar un incumplimiento):

  • si falta información, te la pedimos dentro de los 5 días hábiles siguientes; si pasan 2 meses sin que la completes, se entiende que desististe;
  • resolvemos en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles más avisándote el motivo.
• Datos que cargó una firma contable (por ejemplo, los de una empresa cliente, su gerente o sus empleados): trasladamos tu solicitud a esa firma, que es la responsable, en máximo 2 días hábiles, y te lo informamos. La firma te responde directamente.

Para quejarte ante la SIC, primero debes agotar este trámite (art. 16 de la Ley 1581 de 2012).

10. Dónde están tus datos y quién nos ayuda

Live Inc. es una empresa canadiense y sus proveedores alojan la plataforma en Estados Unidos (regiones de Google Cloud en EE. UU.: principalmente us-central1 y la multirregión de EE. UU.). La SIC reconoce a Estados Unidos como país con nivel adecuado de protección, y Canadá está cubierto por la decisión de adecuación de la Comisión Europea (Circular Única de la SIC, Título V, num. 3.2). Nuestros proveedores tratan los datos solo según nuestras instrucciones, bajo sus acuerdos de tratamiento de datos. Los datos que las firmas cargan sobre sus clientes nos llegan como transmisión, según el Anexo de encargo que forma parte de los términos.

La nube de documentos de cada firma (su Google Drive, su OneDrive y, si la firma amplía el acceso, las bibliotecas de SharePoint de su organización) la contrata y la controla la firma: Mynerva solo escribe allí por su instrucción, en las carpetas que la firma escoge o que Mynerva crea. Las páginas cargan además tipografías y componentes técnicos de Google, que reciben tu dirección IP para entregar esos archivos.

Revisamos esta lista cada año y cada vez que agregamos un proveedor. Si agregamos uno que trate datos de las firmas, se lo avisamos con 30 días de anticipación.

Lo que recibimos de tus cuentas de Google y de Microsoft. Cuando conectas una cuenta de Google o de Microsoft, Mynerva pide solo los permisos que necesita la función que activas:

• Identificar la cuenta conectada: tu nombre y tu correo.
• La nube de la firma: solo los archivos y carpetas que Mynerva crea o que la firma escoge con el selector (en Google Drive, el permiso drive.file; en OneDrive, la carpeta de la aplicación o, si la firma amplía el acceso, los archivos y bibliotecas de SharePoint que escoja).
• Tu calendario, si lo conectas para las reuniones del portal: Mynerva crea, cambia y cancela en tu calendario los eventos de las reuniones que confirmas en Mynerva, con su enlace de Google Meet o de Microsoft Teams, e invita al gerente que pidió la reunión. No lee, no copia ni guarda tus demás eventos.

Lo que recibimos de esas cuentas lo usamos solo para prestarte esas funciones. No lo vendemos, no lo usamos para publicidad ni para crear perfiles, no lo usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial y no lo compartimos con terceros, salvo con los proveedores de esta sección en lo necesario para prestar el servicio, por obligación legal o con tu autorización. Nadie de nuestro equipo lo lee, salvo que tú lo autorices para atender un caso de soporte, por seguridad o por obligación legal. Guardamos cifrados los permisos de acceso y puedes retirarlos cuando quieras desde Mynerva o desde la configuración de tu cuenta de Google (myaccount.google.com/permissions) o de Microsoft (account.live.com/consent/Manage o, en cuentas de trabajo, myapps.microsoft.com).

El uso que Mynerva hace de la información recibida de las API de Google, y su transferencia a cualquier otra aplicación, se ajusta a la Política de Datos del Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado. (Mynerva's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.)

11. Cuánto tiempo guardamos tus datos

Si la firma cancela, al terminar el periodo pagado se cierra y sus datos se guardan 90 días por si vuelve. Le avisamos por correo a los 60, 83 y 89 días. En ese tiempo puede reactivar su plan o pedir una copia de sus datos. Pasados los 90 días, una persona de nuestro equipo borra los datos de la firma (nunca se borran de forma automática) y le enviamos una constancia del borrado. Se conservan solo los registros de facturación, la prueba de las autorizaciones y, si nos autorizaste aparte a enviarte ofertas, tu contacto hasta que te des de baja. Tus documentos viven en tu propio Google Drive o OneDrive y no los borramos: al cerrar retiramos nuestro permiso de acceso.

12. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y administrativas proporcionales al riesgo: conexiones cifradas (TLS) y datos cifrados en reposo; los datos de cada firma están en un espacio separado de la base de datos; sesiones que vencen a las 8 horas; política de contraseñas con verificación contra filtraciones conocidas; límites de peticiones; revisión automática diaria de la configuración de seguridad; y copias de respaldo diarias. Solo las personas de nuestro equipo que lo necesitan para operar o dar soporte acceden a los datos. Ningún sistema es infalible.

13. Si ocurre un incidente

Si ocurre un incidente que comprometa datos personales:

• lo reportamos a la SIC dentro de los 15 días hábiles siguientes a su detección, como responsable o como encargado, según el caso;
• avisamos a las firmas afectadas en máximo 72 horas, con la información que necesiten para su propio reporte;
• informamos a los titulares cuando el incidente pueda afectarlos.

14. Cookies y almacenamiento en tu navegador

Mynerva no usa cookies de publicidad ni herramientas de seguimiento de terceros. La plataforma usa tres cookies propias, todas necesarias: una mantiene tu sesión iniciada durante 8 horas, otra protege el formulario de entrada y otra recuerda a qué página volver después de entrar. Además guarda en tu navegador la sesión de Firebase (el servicio de Google con el que entras) y algunas preferencias, como la última empresa que elegiste; nada de eso contiene datos de tus clientes. El sitio de compra no guarda cookies; la página de pago de Stripe usa las suyas. Las páginas cargan tipografías de Google Fonts y componentes de Firebase, cuyos servidores reciben tu dirección IP para entregar esos archivos. Para contar las visitas al sitio de compra usamos Umami, instalado en nuestros propios servidores de Google Cloud: no pone cookies, no guarda tu dirección IP ni nada en tu navegador, respeta la señal "No rastrear" y no se usa dentro de la plataforma; registra de forma agregada la página, el origen de la visita, el país y la ciudad aproximados y el tipo de dispositivo, y lo guardamos hasta 24 meses. La lista completa, con el nombre, el propósito y la duración de cada una, está en el aviso de cookies: mynervapro.com/legal/cookies. Si algún día incorporamos analítica o publicidad, actualizaremos ese aviso antes y te pediremos permiso con una opción apagada por defecto.

15. Si una firma contable te dio acceso o te pidió firmar

• Gerentes y usuarios invitados al portal. La firma que te invitó es la responsable de tus datos; Mynerva los guarda por su cuenta. Guardamos tu nombre, tu correo, los archivos que subas, tus solicitudes y reuniones, y un registro de qué documentos abriste, descargaste o subiste y cuándo, para que la firma sepa que los recibiste. Si la firma comparte contigo una carpeta, los archivos están en su Google Drive u OneDrive; Mynerva solo te los entrega cuando los abres. Lo mismo con los archivos que la firma te entrega por el portal (respuestas a tus solicitudes y documentos que te envía): están en su nube y Mynerva te los entrega cuando los descargas.
• Quien firma un acta o un documento electrónico. La firma contable guarda tu nombre, tu identificación y la imagen de tu firma en el documento y, en la firma electrónica, la fecha, la hora, la dirección IP y el navegador como prueba de la firma. Mynerva los guarda por cuenta de la firma.

En los dos casos puedes ejercer tus derechos ante la firma, o escribirnos a soporte@mynervapro.com y trasladamos tu solicitud a la firma en máximo 2 días hábiles.

16. Registro Nacional de Bases de Datos

Live Inc. no ha inscrito bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la SIC: la obligación aplica a sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT, y Live Inc. es una sociedad extranjera sin activos en Colombia.

17. Cambios a esta política

Te avisaremos por correo y en la plataforma cualquier cambio sustancial al menos 30 días antes de que rija. Si el cambio agrega una finalidad nueva, te pediremos una nueva autorización antes de usar tus datos para ella.

18. Vigencia

Esta política rige desde 9 de octubre de 2026. Las bases de datos se conservan por los plazos de la sección 11.