Este documento tiene tres partes: los términos, el Anexo 1 — Condiciones de compra y pago y el Anexo 2 — Anexo de encargo del tratamiento de datos personales.

Términos y condiciones de uso — Mynerva Pro

versión: 0.5
fecha:   2026-10-09

1. Quién presta el servicio y qué aceptas

Estos términos regulan el uso de Mynerva Pro ("Mynerva" o "el servicio"), una plataforma web de gestión contable y tributaria. El servicio lo presta Live Inc., que opera bajo el nombre comercial LIVE Teams, sociedad constituida en Canadá, con domicilio y dirección para notificaciones en 901-62 Roehampton Ave, St. Catharines, Ontario L2M 7P9, Canadá ("Live", "nosotros"). Live Inc. no tiene sucursal, domicilio ni NIT en Colombia. Atención al cliente y notificaciones: soporte@mynervapro.com · Teléfono: +1 (365) 362-5912 · Sitio: mynervapro.com.

Al marcar la casilla de aceptación o pagar una suscripción declaras que leíste y aceptas estos términos, sus anexos y la Política de tratamiento de datos personales, y que tienes capacidad legal para obligarte. Si actúas a nombre de una firma o empresa, declaras que estás facultado para vincularla. Si no estás de acuerdo, no uses el servicio.

Uso profesional. Mynerva está hecha para el ejercicio de la contaduría. Al contratar declaras que lo haces para tu actividad profesional o la de tu firma. Si pese a ello la ley te considera consumidor, conservas todos los derechos que te da la Ley 1480 de 2011, y cualquier cláusula contraria no se te aplica.

2. Qué es Mynerva

Mynerva es una herramienta de apoyo para contadores públicos y firmas contables. Según el plan, permite:

administrar las empresas cliente y su configuración tributaria;
seguir obligaciones, vencimientos, tareas y agenda, con recordatorios por correo;
usar calculadoras y herramientas fiscales, incluido el Liquidador de nómina;
generar actas de visita con la firma de quien atiende, estados financieros e informes;
leer Novedades DIAN (normas recientes tomadas de fuentes oficiales);
revisar facturas electrónicas con la Consulta CUFE, que lee el archivo XML que tú subes y te lleva a la consulta oficial de la DIAN;
dar a los gerentes de tus empresas cliente un portal para ver documentos y hacer solicitudes;
en el plan Pro, cuando salga a la venta: Nómina por empresa, firma electrónica de documentos y equipos con roles.

Mynerva es una herramienta, no un asesor. No presta servicios de contaduría pública, revisoría fiscal, asesoría tributaria, laboral ni jurídica, no firma ni presenta declaraciones y no asume la responsabilidad profesional del contador. Las fechas del calendario, los cálculos y los resultados de las consultas son ayudas de trabajo: verificarlos y cumplir ante la DIAN y las demás autoridades es siempre responsabilidad del profesional que usa Mynerva.

3. Planes y límites

Mynerva Lite es el único plan que se vende hoy. Incluye 1 usuario de la firma y empresas activas sin tope: puedes registrar todas las empresas cliente que atiendas. Se paga solo en forma anual. Invitar a los gerentes de tus empresas cliente a su portal no tiene costo.

Mynerva Pro está "muy pronto": todavía no está a la venta. Su precio y sus condiciones se publicarán cuando salga, y quien tenga Lite podrá pasarse sin perder su información. Algunas funciones de Pro ya existen en la plataforma, pero solo se habilitan con ese plan.

Los precios, la forma de pago, la renovación y la cancelación están en el Anexo 1 — Condiciones de compra y pago, que hace parte de estos términos. Los límites de esta sección son los vigentes en la fecha de esta versión; si cambian, se aplica la sección 15.

4. Tu cuenta y tus accesos

Entras con tu correo y una contraseña que creas después del pago (mínimo 8 caracteres, con una mayúscula y un símbolo; no se aceptan contraseñas que aparezcan en filtraciones conocidas). La plataforma también permite entrar con una cuenta de Microsoft; en ese caso Microsoft confirma tu identidad y nosotros nunca vemos tu contraseña de Microsoft.
Por seguridad, la sesión se cierra sola a las 8 horas. Hoy no hay segundo factor de autenticación.
La cuenta es de la firma o del contador que contrata. En Lite hay un usuario: no compartas tu contraseña. Cada persona necesita su propio acceso cuando el plan lo permita.
Respondes por las cuentas que crees, los roles que asignes y toda la actividad hecha desde tu cuenta. Avísanos de inmediato a soporte@mynervapro.com si detectas un uso no autorizado.
Personas que invitas. Si invitas a otras personas (por ejemplo, a los gerentes de tus empresas cliente), respondes por haberlas invitado, por la información que decides mostrarles y por retirarles el acceso cuando corresponda. Las personas de tu equipo que invites aceptan estos términos y la política de datos con una casilla al crear su cuenta; los gerentes de tus empresas cliente no los aceptan y reciben el aviso de privacidad del documento 12.
Para proteger tu cuenta registramos de forma resumida desde qué dispositivos y redes se usa. Si vemos señales de uso compartido o de acceso extraño, te avisamos antes de tomar cualquier medida.

5. Uso aceptable

Te obligas a no: usar el servicio para fines ilícitos; cargar contenido o datos que no tengas derecho a tratar; intentar vulnerar la seguridad de la plataforma; automatizar el uso de forma que degrade el servicio para otros; ni revender o dar acceso a terceros ajenos a tu firma fuera de los roles previstos.

6. Tu información

Es tuya. La información que cargas o generas en Mynerva sigue siendo tuya. Nos autorizas solo a procesarla y mostrarla en la medida necesaria para prestarte el servicio.
Tus documentos (actas, estados financieros en PDF, informes) se guardan en tu Google Drive o Microsoft OneDrive: en la carpeta "Mynerva Pro" y en las carpetas que tú escojas con el selector de Google Drive (incluidas las unidades compartidas de Google Workspace) o, si amplías el acceso de OneDrive, con el explorador de OneDrive y SharePoint de Mynerva. Con el acceso normal, Mynerva solo tiene permiso sobre los archivos que crea o que tú le abres. Si amplías el acceso de OneDrive, el permiso de Microsoft alcanza todo lo que tu cuenta ve, pero Mynerva solo lee y escribe en "Mynerva Pro" y en las carpetas que escojas. Puedes volver al acceso normal o retirar el permiso cuando quieras.
En nuestros servidores (Google Cloud, Estados Unidos) guardamos la información con la que trabajas: tu firma y usuarios, tus empresas y su configuración tributaria, obligaciones, tareas, cifras y datos de nómina que registras, actas con las firmas de quienes las atienden, archivos que intercambias con los gerentes en el portal, documentos de firma electrónica, facturas que consultas, registros de seguridad, datos de la suscripción y, por 90 días, las preguntas que le haces al asistente de uso de la Ayuda (sección 13).
No guardamos las contraseñas de tu cuenta de Google o de Microsoft, ni el número completo ni el código de seguridad de tu tarjeta.
Tampoco guardamos usuarios ni contraseñas de los portales de tus clientes (por ejemplo, DIAN o bancos): Mynerva no tiene una función para eso, y cómo los conservas lo decide tu firma.
El tratamiento de datos personales se rige por la Política de tratamiento de datos personales (mynervapro.com/legal/privacidad), que hace parte de estos términos.

7. Datos de tus clientes

Frente a los datos personales que cargas sobre tus clientes y sus personas (representantes, gerentes, socios, empleados, quienes atienden una visita o firman un documento), tú eres el responsable del tratamiento y Live Inc. actúa como encargado. Los tratamos solo para prestarte el servicio y siguiendo tus instrucciones, con las medidas del Anexo 2 — Anexo de encargo del tratamiento de datos personales, que hace parte de estos términos. Ese anexo dice dónde se alojan los datos (Google Cloud, Estados Unidos), qué subencargados usamos, cómo te avisamos de un incidente y qué hacemos con los datos al terminar. Debes contar con la autorización de esas personas o con otra base legal para cargarlos.

8. Sección retirada

Esta sección trataba de Claves, la función para guardar usuarios y contraseñas de portales de tus clientes. Se retiró el 6 de octubre de 2026: Mynerva ya no guarda credenciales de terceros (sección 6). El número se conserva para no cambiar las referencias a las secciones siguientes.

9. Incidentes de seguridad

Si detectamos un acceso no autorizado a tu información, te avisaremos sin demora y a más tardar dentro de las 72 horas siguientes a confirmarlo, con lo que sepamos del alcance y de las medidas tomadas, y colaboraremos con los reportes que debas hacer a la autoridad.

10. Confidencialidad y sugerencias

Tratamos como confidencial la información de tu firma y de tus clientes, aunque no sean datos personales. Solo la usamos para prestarte el servicio, y solo la ven las personas de nuestro equipo que la necesitan para eso, con el mismo deber de reserva. No la usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Para administrar Mynerva, nuestro equipo analiza internamente los datos de tu firma como cliente nuestro (plan, pagos, motivo de cancelación, uso agregado, casos de soporte y sugerencias), con apoyo de un copiloto de inteligencia artificial (Anthropic) que no ejecuta acciones ni recibe correos ni teléfonos. Ese análisis no consulta los datos que cargas sobre tus clientes. El detalle está en la Política de tratamiento de datos (sección 6, finalidad 13) y en el Anexo 2.

Si nos envías ideas o comentarios, podemos usarlos para mejorar Mynerva sin deberte pago alguno.

11. Contenido de fuentes oficiales y resúmenes automáticos

Mynerva muestra normas y enlaces de fuentes públicas, como el Normograma de la DIAN. El texto de las normas es público; las anotaciones de esas compilaciones pertenecen a sus autores y Mynerva no las reproduce. Algunos resúmenes pueden estar escritos por un sistema de inteligencia artificial: son ayudas de lectura, pueden tener errores y no reemplazan la norma ni tu criterio profesional. Mynerva no está afiliada a la DIAN ni a ninguna autoridad. La Consulta CUFE lee el archivo que subes y te lleva a la consulta oficial de la DIAN; no garantiza el estado que la DIAN tenga registrado.

12. Propiedad intelectual

El software, la marca, el diseño y la documentación de Mynerva son de Live Inc. o de sus licenciantes. Te damos una licencia de uso limitada, no exclusiva e intransferible, vigente mientras tu suscripción esté activa, que solo termina en los casos previstos en estos términos. No se otorga ningún derecho sobre el código fuente. Las normas y documentos oficiales que muestra Mynerva no son nuestros.

13. Disponibilidad y soporte

Procuramos que el servicio esté disponible de forma continua, pero puede haber interrupciones por mantenimiento, fallas de terceros (proveedores de nube, Stripe, DIAN, Google, Microsoft) o fuerza mayor. No ofrecemos un porcentaje garantizado de disponibilidad.
Te atendemos por soporte@mynervapro.com y por la Ayuda dentro de la plataforma, de lunes a viernes en horario hábil de Colombia, sin contar festivos colombianos.
Asistente de uso de la Ayuda. La Ayuda incluye un asistente con inteligencia artificial (el modelo Claude de Anthropic, PBC, Estados Unidos) que responde a cualquier hora preguntas sobre cómo usar Mynerva:
- Solo explica el uso de la plataforma. No es asesoría tributaria, contable, legal ni financiera, y no reemplaza tu criterio profesional ni el de un asesor (sección 2). Si una respuesta va en esa dirección, la plataforma la reemplaza por un texto fijo.
- Puede equivocarse. Verifica lo que te diga antes de actuar, y no lo uses para tomar decisiones tributarias, contables o legales. Si su respuesta no te sirve, puedes abrir un caso de soporte con una persona.
- Si el administrador de tu firma activa «Permitir que el asistente consulte los datos de la firma» (viene apagado), el asistente puede leer algunos datos de tu firma, con tus mismos permisos y solo para responderte; nunca la nómina, el contenido de los documentos, los datos de contacto de los gerentes ni credenciales. Solo lee: no cambia ni envía nada. El detalle y lo que guardamos de cada pregunta están en la Política de tratamiento de datos (sección 6) y en el Anexo 2.
- Tiene topes diarios de uso y podemos suspenderlo en cualquier momento, por ejemplo por seguridad o por costos. Mientras no esté disponible, el soporte por correo sigue igual.
- Sus respuestas son ayudas de trabajo como las demás de la sección 2, y la responsabilidad por ellas se rige por la sección 18. Ni nosotros ni Anthropic usamos tus preguntas para entrenar modelos de inteligencia artificial (sección 10).

14. Comunicaciones

Te escribiremos al correo de tu cuenta para lo necesario del servicio: confirmación de compra, recibos, pagos fallidos, tarjeta por vencer, seguridad, cierre y borrado de datos, y cambios en estos términos. Esos avisos se entienden recibidos el día en que se envían. Las novedades y ofertas solo te llegan si las autorizaste en su casilla aparte, y puedes dejar de recibirlas con un clic. Los mensajes comerciales y de cobro se envían de lunes a viernes de 7:00 a 19:00 y los sábados de 8:00 a 15:00 (hora de Colombia), nunca domingos ni festivos, y como máximo uno al día.

15. Cambios en el servicio y en estos términos

Cambios en el servicio. Mejoramos Mynerva con frecuencia. Si un cambio quita o reduce de forma importante algo incluido en tu plan, te avisaremos por correo con al menos 30 días de anticipación. Si no estás de acuerdo, podrás cancelar antes de que el cambio rija.
Cambios en estos términos. Te avisaremos por correo y en la plataforma con al menos 30 días de anticipación. Si no estás de acuerdo, puedes cancelar sin costo antes de que rijan, y hasta tu fecha de corte se te siguen aplicando los términos anteriores. Un cambio de precio nunca afecta un periodo ya pagado.
Cada versión queda registrada con su número y su fecha, y guardamos la prueba de qué versión aceptó cada cliente.

16. Duración, cancelación y qué pasa al terminar

Tu suscripción es anual: dura un año desde el pago y se renueva sola cada año, por un año más, hasta que la canceles. Te avisamos por correo 15 días antes de cada renovación.
Puedes cancelar cuando quieras desde Suscripción. La cancelación rige al final del año que ya pagaste: hasta esa fecha todo sigue funcionando y no se te vuelve a cobrar.
No hay reembolsos. Si cancelas, no te devolvemos el valor del año en curso, aunque te queden meses por usar. El detalle y sus excepciones legales están en el Anexo 1.
Al terminar. En la fecha de corte se cierra el acceso de tu firma, incluido el portal de tus gerentes. No borramos tu información de inmediato: la guardamos cerrada, sin usarla, 90 días, y te avisamos por correo a los 60, 83 y 89 días. En ese plazo puedes reactivar tu plan con un pago nuevo y volver con todo, o pedirnos a soporte@mynervapro.com una copia de tu información (mientras tu plan esté activo, la descargas tú mismo en Suscripción, en un ZIP).
Pasados los 90 días, una persona de nuestro equipo borra tu información, siempre con confirmación humana, y te enviamos una constancia del borrado. Solo conservamos lo que la ley nos obliga a guardar (registros de facturación) y la prueba de tus autorizaciones.
Los archivos de tu Google Drive o OneDrive no se tocan: son tuyos y siguen allí. Retiramos nuestro permiso de acceso.

17. Suspensión y terminación por nuestra parte

Podemos suspender tu acceso o terminar la suscripción si (a) un cobro no se logra después de los reintentos descritos en el Anexo 1; (b) usas el servicio para fines ilícitos; o (c) pones en riesgo la seguridad del servicio o de otros clientes. Salvo urgencia de seguridad o de orden legal, te avisaremos antes y te daremos 10 días para corregir. La terminación por estas causas no da lugar a reembolso, y tu información sigue la regla de la sección 16.

18. Responsabilidad

Si contratas para tu actividad profesional o la de tu firma. Salvo dolo o culpa grave, y salvo los incumplimientos de nuestras obligaciones de seguridad y confidencialidad: (a) no respondemos por lucro cesante, pérdida de clientes, pérdida de oportunidades ni daños indirectos; y (b) nuestra responsabilidad total no superará lo que nos hayas pagado en los 12 meses anteriores al hecho que la origine.

Si eres consumidor según la Ley 1480 de 2011, el numeral 1 no te aplica y respondemos conforme a esa ley.

En todo caso no respondemos por (a) sanciones, intereses o mayores impuestos que se deriven de declaraciones, cálculos o fechas que el profesional no verificó; (b) la indisponibilidad de servicios de terceros que no controlamos (por ejemplo, la DIAN y otras entidades públicas, Google, Microsoft o Stripe); ni (c) la pérdida de archivos que tú borres o desconectes de tu nube.

19. Indemnidad

Nos mantendrás indemnes frente a reclamaciones de terceros derivadas del contenido que cargues, del incumplimiento de tus deberes como responsable del tratamiento de los datos de tus clientes o del uso del servicio en contra de estos términos.

20. Fuerza mayor

Ninguna de las partes responde por incumplimientos causados por hechos imprevisibles e irresistibles, como fallas generales de los proveedores de nube o de internet, caídas de los servicios de la DIAN, desastres o decisiones de autoridad. Esto no limita los derechos que la ley te dé como consumidor.

21. Impuestos

Los precios están en pesos colombianos y son el total que pagas. El precio es final; el servicio está excluido de IVA por tratarse de computación en la nube (art. 476 num. 21 del Estatuto Tributario). Live Inc. es una empresa del exterior y no expide factura electrónica colombiana: si necesitas soportar el gasto, preparas tu documento soporte con los datos de nuestro recibo. El detalle, incluida la retención en la fuente, está en el Anexo 1.

22. Cesión

Podemos ceder este contrato a una sociedad de nuestro mismo grupo o a quien adquiera el negocio de Mynerva, siempre que mantenga estas condiciones. Te avisaremos con 30 días de anticipación y podrás cancelar sin costo si no estás de acuerdo. Tú no puedes ceder tu suscripción sin nuestro acuerdo escrito, salvo a la sociedad que continúe la actividad de tu firma.

23. Ley aplicable y controversias

Estos términos se rigen por la ley de la República de Colombia. Ante cualquier desacuerdo, escríbenos a soporte@mynervapro.com; las partes buscarán un arreglo directo durante 30 días desde ese reclamo. Si no se logra, la controversia la resolverán los jueces de Bogotá D.C., Colombia. Si eres consumidor según la Ley 1480 de 2011, puedes además acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio o al juez que esa ley te permita, y nada de esta cláusula limita esos derechos. Las normas colombianas de protección de datos personales y tributarias se aplican en todo caso.

24. Disposiciones finales

Si alguna cláusula resulta ineficaz, el resto sigue vigente. Si hay contradicción, prevalecen en este orden: el Anexo 2 (en lo que toca a los datos de tus clientes), el Anexo 1 (en lo que toca a cobros), estos términos y la Política de tratamiento de datos personales. Las cláusulas de confidencialidad, indemnidad, responsabilidad y ley aplicable siguen vigentes después de terminar. Estos términos se redactan en español, que es la versión que rige.

25. Contacto

Live Inc. (LIVE Teams) — sociedad constituida en Canadá (no tiene NIT en Colombia) 901-62 Roehampton Ave, St. Catharines, Ontario L2M 7P9, Canadá Soporte y datos personales: soporte@mynervapro.com · Tel.: +1 (365) 362-5912 Superintendencia de Industria y Comercio: www.sic.gov.co

Vigente desde: 9 de octubre de 2026

Anexo 1 — Condiciones de compra y pago

versión: 0.4
fecha:   2026-10-09
marco:   Ley 1480 de 2011 (arts. 11, 26, 33, 37 a 39, 41, 43, 47, 50 y 51), Ley 527 de 1999,
         Decreto 1074 de 2015, Estatuto Tributario (arts. 121, 408, 437 y 476)
uso:     anexo de los términos y condiciones; se publica dentro de /legal/terminos

1. ¿Quién te vende?

Live Inc. (LIVE Teams), sociedad constituida en Canadá (no tiene NIT en Colombia) · 901-62 Roehampton Ave, St. Catharines, Ontario L2M 7P9, Canadá · soporte@mynervapro.com · +1 (365) 362-5912 · mynervapro.com.

Si consideras vulnerados tus derechos como consumidor, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).

2. ¿Cuánto pagas?

Plan	Precio
Mynerva Lite (1 usuario, empresas sin tope)	$599.000 al año

Lite se paga solo en forma anual, por adelantado.
Los precios están en pesos colombianos (COP) y son el total que pagas.
El precio es final; el servicio está excluido de IVA por tratarse de computación en la nube (art. 476 num. 21 del Estatuto Tributario). Si esa exclusión cambiara por ley, te avisaremos con 30 días de anticipación antes de cobrar cualquier impuesto adicional, y podrás cancelar sin costo.
Mynerva Pro todavía no está a la venta ("muy pronto"). Su precio se publicará cuando salga.
No hay periodo de prueba gratis: el primer cobro se hace al contratar.
Precios vigentes desde el 6 de octubre de 2026 y hasta que publiquemos otros. Si cambiamos el precio de tu plan, te avisaremos por correo al menos 30 días antes de la renovación en que empiece a regir; si no estás de acuerdo, puedes cancelar antes de esa fecha sin costo.

3. Factura, documento soporte y retenciones

Live Inc. es una sociedad canadiense sin residencia fiscal en Colombia y no expide factura electrónica colombiana (art. 437 par. 2 del Estatuto Tributario).
Si necesitas soportar el gasto, tú preparas el documento soporte de adquisiciones a no obligados a facturar (DUR 1625 de 2016, art. 1.6.1.4.12; Res. DIAN 167 de 2021) con los datos de nuestro recibo: razón social (Live Inc.), país (Canadá), descripción del servicio, periodo y valor en pesos.
Los precios no incluyen retenciones. Como el cobro se hace con tarjeta, no se puede descontar ninguna retención del valor cobrado: si la ley te obliga a practicar retención en la fuente por un pago al exterior, la asumes tú. El convenio para evitar la doble imposición entre Colombia y Canadá (Ley 1459 de 2011) puede reducirla o eliminarla; si necesitas el certificado de residencia fiscal de Live Inc. en Canadá para aplicarlo, pídelo a soporte@mynervapro.com.

4. ¿Cómo pagas?

Eliges tu plan en mynervapro.com, dejas tus datos y marcas las autorizaciones.

Pagas con tarjeta de crédito o débito en Stripe Checkout, la pasarela de pagos de la cuenta de Stripe de Mynerva Pro (Live Inc.). El cobro se hace en pesos colombianos.

Los datos de tu tarjeta los recibe y guarda Stripe. Mynerva nunca ve el número completo ni el código de seguridad. Solo consulta en Stripe la marca, los últimos cuatro dígitos y el mes y año de vencimiento, para avisarte antes de que tu tarjeta venza.

Como Live Inc. es una empresa del exterior, tu banco podría tratar el cargo como compra internacional y cobrarte una comisión propia, aunque el valor esté en pesos.

Constancia de la compra. Al confirmarse tu pago recibes dos documentos: el correo de confirmación de Mynerva (plan, periodo, valor, fecha y próximo cobro) y el recibo de Stripe. Con cada renovación te llega un recibo igual. Puedes ver tus recibos desde Suscripción, en el portal de pagos. Estos recibos no son factura electrónica colombiana (ver sección 3).

5. ¿Cuándo se renueva?

Tu suscripción es anual: dura un año desde la fecha del pago y se renueva sola cada año, por un año más, hasta que la canceles.
Te avisamos por correo 15 días antes de cada renovación, con la fecha y el valor. Si no quieres renovarla, cancélala antes desde Suscripción.
El cobro se hace a tu tarjeta en la fecha de renovación, y después te llega el recibo.

6. ¿Qué pasa si un cobro falla?

Te escribimos para que actualices tu tarjeta desde Suscripción (portal de pagos), con la fecha del próximo intento. Stripe vuelve a intentar el cobro. Si al final no se logra, tu suscripción termina, el acceso de tu firma se cierra y tu información se guarda 90 días según la sección 16 de los términos. Puedes volver cuando quieras con un pago nuevo y recuperar todo lo que tenías.

7. ¿Cómo cancelas?

Desde Suscripción en la plataforma, en un paso, o escribiendo a soporte@mynervapro.com. Si cancelas por correo, te confirmamos por escrito la cancelación y la fecha de corte dentro de los 2 días hábiles siguientes.
La cancelación rige al final del año que ya pagaste: hasta esa fecha todo sigue funcionando y no se te vuelve a cobrar. La pantalla de cancelación te muestra la fecha exacta de corte.
Hasta la fecha de corte puedes arrepentirte y seguir con tu plan, sin pagar nada.
Hoy no se puede cambiar de plan desde la plataforma.
Después del corte puedes volver cuando quieras: pagas de nuevo tu plan anual y recuperas tu firma con toda su información, siempre que no se haya cumplido el plazo de 90 días de la sección 16 de los términos.

8. ¿Te devolvemos el dinero?

No hay reembolsos. Si cancelas, el plan sigue hasta el final del año que pagaste y no te devolvemos el valor del año en curso: si cancelas antes de terminar el año, no te devolvemos los meses que no usaste.

Esta regla no se aplica cuando el servicio no se prestó por causa nuestra (sección 12) ni limita los derechos que la Ley 1480 de 2011 te dé si eres consumidor, como el retracto (sección 9) o la reversión del pago (sección 10).

9. Derecho de retracto (art. 47 de la Ley 1480 de 2011)

Si contratas como consumidor, la ley te da cinco (5) días hábiles desde la compra para retractarte de una compra a distancia. Ese derecho no aplica a los servicios que empezaron a prestarse con tu acuerdo (art. 47, excepción 1), como ocurre cuando al comprar confirmas que quieres empezar a usar Mynerva de inmediato y activas tu cuenta. Si pagaste pero no llegaste a activar tu cuenta, escríbenos a soporte@mynervapro.com dentro de esos cinco días hábiles y te devolveremos todo lo pagado, por el mismo medio de pago, dentro de los 30 días calendario siguientes.

Texto de la casilla del paso 3 de la compra (obligatoria, sin marcar; en el sitio desde el 3-oct-2026, versión inicio.v1):

Quiero empezar a usar Mynerva de inmediato. Entiendo que, por eso, si fuera consumidor no podré ejercer el derecho de retracto una vez active mi cuenta (art. 47 de la Ley 1480 de 2011).

10. Reversión del pago (art. 51 de la Ley 1480 de 2011)

Si pagaste con tarjeta, puedes pedir la reversión del pago cuando fuiste víctima de fraude, la operación no fue solicitada, no recibiste el servicio o este no corresponde a lo que pediste. Escríbenos a soporte@mynervapro.com dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a que tuviste conocimiento del hecho, indicando el motivo, y presenta también la solicitud ante el emisor de tu tarjeta. Los participantes del proceso de pago tienen hasta 15 días hábiles para hacer efectiva la reversión.

Si contratas para tu actividad profesional, te pedimos escribirnos antes de pedir un contracargo a tu banco: casi siempre lo resolvemos más rápido.

11. Promociones

Las ofertas y descuentos que te enviemos dicen su valor, a qué cobros aplican y hasta cuándo valen. Si no dicen otra cosa, se usan una sola vez, no se acumulan con otras ofertas y no cambian el precio de lista. Solo enviamos ofertas a quien las autorizó en su casilla aparte. Por ejemplo, la oferta para volver después de cancelar es un 10 % de descuento en el pago anual con que vuelves, y vale 30 días desde el primer correo.

12. Garantía

Nos comprometemos a que Mynerva funcione como se describe en tu plan. Si una falla nuestra te impide usar una función principal, escríbenos a soporte@mynervapro.com y la corregimos. Si eres consumidor, la ley te permite además pedir que prestemos el servicio en las condiciones contratadas o que te devolvamos el precio de la parte no prestada (art. 11 num. 3 de la Ley 1480 de 2011).

13. Peticiones, quejas y reclamos

Escríbenos a soporte@mynervapro.com, por la Ayuda dentro de la plataforma o al +1 (365) 362-5912. Te confirmamos el recibo y te damos respuesta de fondo en máximo 15 días hábiles. También puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).

14. Modo de pruebas

Mientras una página de pago diga (prueba), no se cobra dinero real ni se crea una suscripción válida.

Anexo 2 — Anexo de encargo del tratamiento de datos personales

versión: 0.5
fecha:   2026-10-09
marco:   Ley 1581 de 2012 (arts. 17, 18 y 26), Decreto 1074 de 2015 (arts. 2.2.2.25.5.1
         y 2.2.2.25.5.2, antes arts. 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013), Ley 527 de 1999
uso:     anexo 2 de los términos y condiciones; se publica dentro de /legal/terminos y la
         firma lo acepta al contratar

Este anexo es el "contrato de transmisión" que exige el Decreto 1074 de 2015 (art. 2.2.2.25.5.2) para que una firma colombiana pueda confiarle a Mynerva, que está en Canadá, los datos personales de sus clientes sin pedirle autorización a cada titular.

1. Partes y cómo se acepta

El Responsable es la firma contable o el contador independiente que contrata Mynerva (en adelante, "la Firma"). La Firma decide para qué y cómo se tratan los datos de sus clientes y de las personas relacionadas con ellos.
El Encargado es Live Inc. (LIVE Teams), sociedad constituida en Canadá (no tiene NIT en Colombia), con domicilio en 901-62 Roehampton Ave, St. Catharines, Ontario L2M 7P9, Canadá, correo soporte@mynervapro.com, que presta el servicio Mynerva (en adelante, "Mynerva").

Este anexo hace parte de los Términos y condiciones. La Firma lo acepta al marcar la casilla de aceptación de los términos cuando contrata, y vuelve a aceptarlo cuando cambia de versión. La aceptación electrónica tiene la misma validez que una firma (Ley 527 de 1999, arts. 14 y 15). Mynerva guarda la fecha, la versión aceptada y quién la aceptó.

Si algo de este anexo contradice los términos en lo que toca a datos personales, prevalece este anexo.

2. Qué datos trata Mynerva por cuenta de la Firma

Mynerva trata estos datos sólo porque la Firma los carga o los genera al usar el servicio. Los datos de la propia Firma y de sus usuarios (cuenta, pago, soporte) no son parte de este anexo: de esos Mynerva es Responsable y los rige la Política de tratamiento de datos.

Titulares	Datos	De dónde salen
Representantes legales y contactos de las empresas cliente	Nombre, cargo, correo, teléfono, dirección y documento del representante legal (también desde el RUT que sube la Firma)	Ficha de la empresa, RUT
Clientes personas naturales	Nombre, número de identificación (NIT o cédula), datos tributarios y contables, documentos	Ficha de la empresa, estados financieros, rentas
Gerentes de las empresas cliente	Nombre, correo, solicitudes, reuniones, documentos que se les comparten, archivos que suben a la carpeta compartida y el registro de cuándo abrieron, descargaron o subieron cada uno	Portal del gerente
Gerentes que firman un acta de visita en el portal	Nombre, cargo, firma manuscrita (imagen), usuario que firmó y fecha y hora	Actas de visita
Firmantes de documentos (plan Pro)	Nombre, correo, cédula, imagen de la firma y las iniciales, dirección IP y navegador al firmar	Firma electrónica
Emisores y compradores de facturas	Datos de la factura electrónica (XML)	Consulta CUFE, facturas recibidas
Huéspedes y acompañantes	Nombre, documento, nacionalidad, teléfono, correo	Módulo de estancias, sólo si la Firma lo usa
Empleados de las empresas cliente (nómina, plan Pro)	Identificación (tipo y número de documento, nombre, cargo); contacto (correo, teléfono); EPS, fondo de pensiones, fondo de cesantías y caja de compensación; datos salariales y de nómina (contrato, salario, conceptos, horas extra, pagos, deducciones, liquidaciones, aportes); fechas de ausencias (incapacidades, licencias y vacaciones) con su tipo, días, causa legal de la licencia y número de certificado o radicado, sin diagnósticos ni otros datos médicos	Nómina por empresa y liquidador de nómina, sólo si la Firma los usa

La Firma no debe cargar datos sensibles que el servicio no necesite, ni datos de niños, niñas o adolescentes, salvo los estrictamente necesarios para una obligación legal del cliente (por ejemplo, un acompañante menor en una estancia) y con la autorización de su representante legal (Ley 1581, art. 7).

En la nómina, Mynerva no pide ni guarda diagnósticos (CIE-10) ni otro dato médico de los empleados: de una incapacidad sólo quedan el tipo, las fechas, los días y el número del certificado. La pantalla le recuerda a quien la usa que no los escriba en las observaciones.

3. Qué hace Mynerva con esos datos (el encargo)

Mynerva sólo trata los datos para prestar el servicio que la Firma contrató:

Guardarlos y organizarlos por empresa cliente.

Calcular el calendario tributario y enviar los recordatorios que la Firma configure.

Generar actas, estados financieros, informes y otros documentos, y guardarlos en la nube que la Firma conectó (su Google Drive u OneDrive): en su carpeta "Mynerva Pro" y en las carpetas que la Firma escoja con el selector de Google Drive (incluidas las unidades compartidas) o, si la Firma amplió el acceso de OneDrive, con el explorador de OneDrive y SharePoint de Mynerva. Aunque el permiso ampliado de Microsoft alcanza todo lo que la cuenta de la Firma ve, Mynerva sólo lee y escribe en esas carpetas. Dentro de las carpetas que escoja, Mynerva no borra, mueve ni cambia lo que no creó.

Dar acceso al portal del gerente a las personas que la Firma invite y, si la Firma lo activa (Mynerva Pro), mostrarle al gerente de cada empresa la carpeta de la nube de la Firma que la Firma escoja, con el nombre que la Firma le ponga; entregarle sus archivos sin darle acceso a esa nube; recibir en ella los archivos que el gerente suba, sin que pueda borrar ni reemplazar los existentes; y registrar qué abrió, descargó o subió el gerente y cuándo, y qué borró la Firma. Guardar en la nube de la Firma, en la carpeta del cliente («Entregas al cliente/AAAA-MM»), los archivos que la Firma le entrega al gerente por el portal, y entregárselos sin darle acceso a esa nube; si la nube no está disponible, guardarlos en el almacenamiento de Mynerva y avisarle a la Firma.

Consultar fuentes oficiales (por ejemplo, el catálogo de la DIAN para un CUFE).

Recoger firmas electrónicas (plan Pro).

Dar soporte cuando la Firma lo pide, viendo sólo lo necesario para resolver el caso.

Responder, con el asistente de uso de la Ayuda, las preguntas de los usuarios de la Firma sobre cómo usar Mynerva y, sólo si el administrador de la Firma activa la consulta de datos, leer los datos de la sección 7 («Asistente de uso de la Ayuda») para formular la respuesta.

Mynerva no usa estos datos para nada más. En particular, no los usa para su propia publicidad, no les escribe a los clientes de la Firma por iniciativa propia, no los vende ni los cede, y no los usa para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Análisis interno del negocio de Mynerva. Para administrar su propio negocio, el equipo de Mynerva analiza, con apoyo de un copiloto de inteligencia artificial (Anthropic), datos de la Firma como cliente de Mynerva: su nombre, plan, pagos, motivo de cancelación, uso agregado de la plataforma, sus casos de soporte y sus sugerencias, y el nombre y el rol de sus usuarios en el uso de la inteligencia artificial. Esos datos no son parte de este anexo (sección 2): de ellos Mynerva es Responsable y los rige su Política de tratamiento de datos. El copiloto no consulta los datos que la Firma carga sobre sus clientes. Si un caso de soporte o una sugerencia incluye datos de clientes de la Firma, Mynerva los trata como Encargado: solo para atender el caso y, dentro del análisis interno, solo para entender el problema, sin buscarlos, extraerlos ni usarlos para nada relacionado con esos titulares.

4. Obligaciones de Mynerva

Mynerva se obliga a:

Tratar los datos según las instrucciones de la Firma, los principios de la Ley 1581 y la política de tratamiento de datos de la Firma, en lo que le corresponda a un encargado.

Proteger los datos con las medidas de la sección 6.

Guardar confidencialidad, también después de terminado el servicio, y exigirla a las personas que trabajan en Mynerva y a sus subencargados.

Cumplir los deberes del encargado del artículo 18 de la Ley 1581, incluidos:

actualizar, rectificar o suprimir datos dentro de los 5 días hábiles siguientes a la instrucción de la Firma;
poner la marca "reclamo en trámite" o "información en discusión judicial" cuando la Firma lo pida;
abstenerse de circular datos que la SIC ordene bloquear.

Tener un manual interno de políticas y procedimientos para tratar estos datos.

No trasladar los datos a otro encargado fuera de los de la sección 7 sin avisar antes.

5. Obligaciones de la Firma

La Firma declara y se obliga a:

Tener la autorización de los titulares cuyos datos carga (clientes, representantes, gerentes, personas que atienden visitas, firmantes, huéspedes) o una base legal que la reemplace, e informarles que usa a Mynerva como encargado en Canadá.

Cargar sólo los datos necesarios para su trabajo.

Atender como Responsable las consultas y reclamos de sus titulares, con el apoyo de Mynerva (sección 9).

Administrar los accesos: a quién invita, qué rol le da y cuándo lo retira.

Decidir si activa la consulta de datos del asistente de uso (sección 7) y pedir a sus usuarios que no escriban en las preguntas al asistente datos de clientes que no hagan falta para preguntar cómo usar Mynerva.

6. Seguridad

Mynerva mantiene, como mínimo, estas medidas:

Conexiones cifradas (TLS) entre el navegador, la plataforma y los proveedores.
Datos cifrados en reposo en la infraestructura de Google Cloud.
Datos de cada firma separados en su propio espacio de la base de datos.
Acceso por usuario y contraseña con política de contraseñas (mínimo 8 caracteres, una mayúscula y un símbolo, y verificación contra filtraciones conocidas) y sesiones que vencen a las 8 horas.
Registro de la evidencia de cada firma electrónica. (El registro general de cambios todavía no cubre toda la plataforma.)
Base de datos que sólo acepta conexiones cifradas, revisión diaria de la configuración de seguridad y actualización de dependencias con vulnerabilidades conocidas.
Copias de seguridad diarias de la base de datos, que se conservan 7 días.
Acceso del equipo de Mynerva limitado a quien lo necesita para operar o dar soporte.

Mynerva puede cambiar estas medidas por otras equivalentes o mejores, nunca por unas más débiles. El detalle está en la política de seguridad de la información (documento 11).

7. Subencargados

La Firma autoriza a Mynerva a apoyarse en estos proveedores:

Proveedor	Para qué	Dónde
Google LLC (Google Cloud y Firebase)	Servidores, base de datos, archivos del portal, inicio de sesión	Estados Unidos
Google LLC (Google Workspace)	Envío de correos (recordatorios, invitaciones, avisos)	Estados Unidos
Microsoft Corporation	Inicio de sesión con cuenta de Microsoft, solo si la persona lo elige	Estados Unidos
Anthropic, PBC	Asistente de uso de la Ayuda: lo que los usuarios de la Firma escriben en sus preguntas y, solo si el administrador de la Firma activa la consulta de datos, los datos que se listan abajo. Herramientas internas del equipo de Mynerva: lo que traigan de clientes de la Firma los casos de soporte que lee el copiloto, y el texto de las preguntas al asistente para mejorar la Ayuda	Estados Unidos

Estados Unidos está en la lista de países con nivel adecuado de protección de la SIC (Circular Única, Título V, num. 3.2).

No son subencargados de Mynerva: la nube de documentos de la Firma (Google Drive u OneDrive), porque la contrata y la controla la Firma directamente; ni Stripe, que sólo trata datos de pago de la Firma y no datos de sus clientes.

Mynerva revisa esta lista cada año y cada vez que agrega un proveedor. Si Mynerva agrega o cambia un subencargado, avisa a la Firma por correo con 30 días de anticipación. Si la Firma no está de acuerdo, puede cancelar antes de que el cambio empiece a regir. Mynerva exige a cada subencargado obligaciones de protección al menos iguales a las de este anexo.

Asistente de uso de la Ayuda (Anthropic). La Firma autoriza a Mynerva a usar a Anthropic, PBC (Estados Unidos), por API, como subencargado para el asistente de uso del panel de Ayuda, en estas condiciones:

Preguntas. Anthropic recibe la pregunta del usuario de la Firma (Mynerva oculta antes los correos y los números largos, como NIT, cédula o teléfono), los últimos mensajes de la conversación, los artículos de la Ayuda y el plan de la Firma; no recibe el nombre, el correo ni el identificador del usuario. Si un usuario escribe en su pregunta otros datos de clientes de la Firma, esos datos llegan a Anthropic.

Consulta de datos de la Firma, sólo con su interruptor. El asistente sólo lee datos de la Firma si su administrador activa «Permitir que el asistente consulte los datos de la firma», que viene apagado. Activarlo es una instrucción de la Firma como Responsable, y la Firma puede apagarlo cuando quiera. Con el interruptor activado, el asistente lee, con los mismos permisos de quien pregunta (su rol, el plan y las empresas que tiene asignadas), únicamente:

vencimientos (empresa, obligación, período, fecha, estado y responsable);
tareas;
el estado de las solicitudes del portal del gerente;
el estado de las actas;
el estado del cierre de facturas del mes (cantidades y estado de la conciliación);
la búsqueda de empresas por nombre o NIT;
las novedades públicas de la DIAN.

Lo que nunca lee: la nómina (salarios, cédulas, incapacidades y demás datos de los empleados), el contenido de los documentos, los datos de contacto de los gerentes ni credenciales.

Sólo lectura y sólo para esa respuesta. El asistente no cambia ni envía nada. Lo que lee se envía a Anthropic sólo para formular la respuesta a esa pregunta.

Anthropic no usa estos datos para entrenar sus modelos (según sus términos comerciales) y conserva las entradas y salidas por un tiempo limitado, para seguridad y prevención de abuso, según su acuerdo de tratamiento de datos (por confirmar el plazo exacto).

Registro en Mynerva. Mynerva guarda cada pregunta, la respuesta mostrada y las consultas que se hicieron (su nombre y criterios, sin lo que devolvieron) por 90 días, para control de calidad y abuso, y después las borra.

Herramientas internas del equipo de Mynerva (Anthropic). Desde el 9-oct-2026 el equipo de Mynerva usa en su panel interno un copiloto de inteligencia artificial para analizar su negocio (sección 3, «Análisis interno del negocio de Mynerva»); no consulta los datos que la Firma carga sobre sus clientes, no envía correos ni teléfonos y no ejecuta acciones. Para mejorar la Ayuda, el equipo también puede enviar a Anthropic el texto de las preguntas al asistente (ya enmascarado, sin identificar al usuario ni a la Firma y sin lo que el asistente haya leído de la Firma) para agruparlas por tema y redactar borradores de artículos, que revisa una persona.

8. Incidentes de seguridad

Si Mynerva confirma un incidente que afecte datos de la Firma (acceso, pérdida o uso no autorizado):

Avisa a la Firma sin demora y a más tardar 72 horas después de confirmarlo, al correo del administrador, con lo que se sepa: qué pasó, qué datos y cuántos titulares, qué se hizo y qué se recomienda.

Le entrega la información que necesite para su propio reporte a la SIC y para avisar a los titulares.

Hace su propio reporte a la SIC como encargado dentro de los 15 días hábiles siguientes a la detección (Circular Única de la SIC, Título V).

Guarda el registro del incidente y de lo que se hizo.

El procedimiento completo está en el plan de respuesta a incidentes (documento 10).

9. Solicitudes de los titulares

Si un titular le escribe a Mynerva sobre datos que la Firma cargó, Mynerva:

Le responde que su solicitud se traslada a la Firma, que es la responsable.

Le pasa la solicitud a la Firma dentro de los 2 días hábiles siguientes.

Ejecuta lo que la Firma le pida (corregir, suprimir, marcar) dentro de los 5 días hábiles siguientes.

La Firma responde al titular dentro de los plazos de la ley: 10 días hábiles para consultas y 15 para reclamos (Ley 1581, arts. 14 y 15).

10. Cuando termina el servicio

Si la Firma cancela, el acceso sigue hasta el final del periodo pagado. Después la cuenta se cierra sin borrar los datos durante 90 días, para que la Firma pueda volver o pedir una copia. Si reactiva su plan en ese plazo, vuelve con todo y el borrado se cancela.
Mynerva le avisa por correo a quien administra la Firma a los 60, 83 y 89 días del cierre, con la fecha en que se borrarán los datos.
Mientras la cuenta esté activa, el administrador de la Firma descarga una copia de sus datos (Excel y CSV, con las imágenes de las firmas y los archivos que Mynerva guarda) desde Tu suscripción. Con la cuenta cerrada, la pide a soporte@mynervapro.com y la recibe por un enlace que vale 7 días.
Vencido el plazo, Mynerva suprime los datos, con la confirmación de una persona de su equipo y nunca de forma automática, salvo los que una ley le obligue a conservar (los registros de facturación, 6 años) y la prueba de las autorizaciones. Las copias de seguridad vencen solas a los 7 días. Mynerva le envía a la Firma una constancia corta de la supresión y guarda el detalle (qué se borró, cuándo y quién lo confirmó).
Los documentos que Mynerva guardó en la nube de la Firma (Google Drive, OneDrive o SharePoint), incluidas las entregas al gerente, son de la Firma y se quedan allí: Mynerva revoca su acceso y destruye el token.

11. Información y verificación

Mynerva entrega a la Firma, cuando lo pida por escrito y con una frecuencia razonable, la información necesaria para demostrar que cumple este anexo: las medidas de seguridad, la lista de subencargados y los incidentes que la afectaron. También atiende los requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. Duración, ley aplicable y cambios

Este anexo rige mientras Mynerva trate datos por cuenta de la Firma, y la obligación de confidencialidad sigue después.
Se rige por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos, sin importar la ley que elijan los términos para lo demás.
Mynerva avisa a la Firma cualquier cambio a este anexo con 30 días de anticipación. Si el cambio reduce la protección de los datos, la Firma puede cancelar sin penalidad.

Live Inc. (LIVE Teams) — sociedad constituida en Canadá (no tiene NIT en Colombia) 901-62 Roehampton Ave, St. Catharines, Ontario L2M 7P9, Canadá soporte@mynervapro.com · Tel: +1 (365) 362-5912